Sep 9, 2026

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メール用にPDFを縮小しても送れない｜疑問に順に答える

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見積書をPDFにして添付したら、送信ボタンを押した瞬間に弾かれた。圧縮サイトに通して軽くしたのに、今度は相手から「届いていない」と連絡が来る。PDFが通るかどうかは、自分のメールの上限だけでは決まりません。

この記事でわかることは3点です。

25MB以下でも送れない理由と、実際に入る容量の逆算
上限を決めているのは受け取る側だという話
縮小しても小さくならないPDFの見分け方と、その場合の手

25MB以下なのに送れないのはなぜ？

添付ファイルは送信のときに約1.33倍にふくらむからです。手元で24MBのPDFは、送信の途中で32MB前後の大きさとして扱われます。

メールはもともと文字だけを運ぶ仕組みが土台にあります。PDFのように画像や書式を含むファイルは、いったん文字列に変換してから運ばれます。この変換の方式がBase64です。

Base64の仕様を定めたRFC 2045には、3バイトの入力を4文字の出力にすると書かれています。同じ項に「変換後のデータは変換前より約33パーセント大きい」という記述もあります。

Gmailの上限25MBは、この変換後の大きさに効きます。逆算すると、実ファイルで入るのは18MB台までです。宛先や本文の情報も一緒に運ばれるため、実際の余裕はもう少し狭くなります（数値の最終確認日：2026年9月9日）。

相手のサーバーで弾かれることは？

あります。通るかどうかは、送る側と受け取る側の上限のうち、低いほうで決まります。

Microsoftの技術資料には、Outlookの既定値が2種類あると書かれています。POP3やIMAPで使うインターネットメールアカウントは20MBです。Exchange Serverのメールボックスを使うアカウントは10MBまでとなっています。後者の値は、Exchangeの管理者が決める最大送信サイズに由来します。

自分のGmailで25MBまで通っても、受け取る相手が勤務先のExchangeを使っていれば、10MBの壁に当たります。相手の会社が既定より厳しい値にしていることもあります。

弾かれ方は2通りあります。送信の時点でエラーが出る場合と、送信は成功したように見えて相手のサーバーで拒否される場合です。後者は自分の画面では成功に見えるため、気づくのが遅れます。

何MBを目安にすればいい？

相手の環境が分からない初回のやり取りなら、5MB以下に収める判断が無難です。既定10MBの環境でも余裕が残ります。

上限から実ファイルを逆算すると、次のようになります。

10MBの環境：実ファイルで約7.5MBまで
20MBの環境：実ファイルで約15MBまで
25MBの環境：実ファイルで約18MBまで

同じ相手と毎日やり取りするなら、一度10MB前後のファイルを送って通るか確かめておく手もあります。通った実績が分かれば、以後は縮小に時間をかけずに済みます。

圧縮しても小さくならないのはなぜ？

減らせる部分が残っていないからです。理由は主に3つに分かれます。

1つ目は、中身がスキャン画像である場合です。画面では文字に見えても、実体は紙を写した画像で、文字のデータは入っていません。画像の解像度を落とさない限り容量は動きません。

2つ目は、すでに圧縮済みのPDFです。作成時に一度削られたファイルを再度かけても、二度目に落ちる量はわずかです。

3つ目は、フォントの埋め込みとページ数です。1ページあたりを削っても、ページが数百枚あれば合計は大きいままになります。

見分け方は簡単です。PDFを開いて本文の文字をドラッグしてみてください。文字が選択できるなら文字データが入っており、縮小の効きは限定的です。選択できず、四角い枠ごと選ばれるならスキャン画像で、解像度を下げれば大きく減ります。

追加ソフトなしで縮小できる？

MacとWindowsのどちらにも、標準の手が用意されています。

Macはプレビューで開き、ファイルメニューの「書き出す」を選びます。Quartzフィルタの欄で「Reduce File Size」を指定して保存すると容量が下がります。ただし画質の落ち方は大きく、スキャン書類は読めなくなることがあります。元ファイルは別名で残してください。

Windowsで元データがWordやExcelなら、そこからPDFを作り直すのが速い方法です。「名前を付けて保存」でPDFを選び、最適化の欄で「最小サイズ（オンライン発行）」を指定します。写真や図が多い資料ほど効きます。

手元にPDFしかない場合は、Microsoft EdgeでPDFを開く手があります。印刷を選び、Microsoft Print to PDFで出力し直します。減らないこともあるため、出来上がりのサイズを毎回確かめてください。

圧縮のやり方と安全性は、PDFが重くてメールで送れない｜安全に軽くする方法と注意点で詳しく整理しています。

スキャン書類はどう軽くする？

原本が手元にあるなら、取り込み直すのが一番速い解決です。複合機やスキャナ側の設定を2か所変えます。

解像度は、上げるほど容量が増えます。文字が読めれば足りる契約書や請求書は、高い解像度で取る必要がありません。もう1か所は色で、カラーをグレースケールや白黒に変えるだけで容量は大きく落ちます。

原本が手元になければ、ページを削る方向で考えます。相手が必要としているのが5ページなら、100ページ全部を送る必要はありません。

オンライン圧縮サイトは使っていい？

中身によります。アップロードは、他社のサーバーにファイルを預ける行為だからです。

社外秘の資料、個人情報を含む書類、単価の入った見積書は避けてください。すでに公開されているカタログや説明資料なら、預けても実害は小さくなります。

勤務先によっては、外部サービスへのアップロードを規程で禁じています。判断に迷うなら、標準機能で縮小するほうが早く済みます。

ページを分けて送るのは正解？

急ぎの場面では有効ですが、順番としては後ろのほうです。分けた数だけ相手の保存と結合の手間が増えます。

分けるより先に、中身を軽くするか、リンクで渡す方法を試してください。それでも分けるなら、ファイル名に「1_of_3」のような通し番号と全体数を入れると、相手が欠けに気づけます。

パスワード付きZIPなら通る？

通りやすくはなりません。PDFはすでに圧縮された形式で、ZIPにまとめても容量はほとんど変わらないためです。

むしろ相手に届かなくなる方向に働きます。2020年11月、中央省庁でパスワード付きZIPの送信をやめる方針が示されました。暗号化されたファイルはウイルス対策ソフトが中身を検査できず、危険なファイルを見逃す点が理由です。

この動きは民間にも広がり、暗号化ZIPの受信そのものを拒否する企業が増えています。相手の会社の方針が分からないうちは、選ばないほうが確実です。

リンクで渡すのが正しい？

大きいファイルではこれが本筋です。Microsoftも、OneDriveなどにアップロードしてリンクを本文に貼る方法を案内しています。

Gmailには自動の仕組みがあります。添付の合計が上限を超えると、添付が外されてGoogleドライブのリンクに置き換わります。Googleのヘルプに書かれている動作です。送れないと悩む前に知っておくと迷いません。

注意点は共有範囲です。「リンクを知っている全員」の設定にすると、メールが転送された先の人も開けます。相手のアドレスを指定して共有し、期限を設定できるサービスなら期限も入れてください。

送ったのに届かないのはなぜ？

容量以外の原因が3つあります。Adobeの解説では、次の3点が挙げられています。

受信者のメールボックスがいっぱいになっている
迷惑メールフォルダに振り分けられた
受信側のメールサーバーの容量を超えた

勤務先のセキュリティ機器が添付だけを外し、本文が届くこともあります。相手は「本文だけ届いた」と思い、こちらは「送った」と思うため、行き違いになります。

確かめ方は2つです。返ってきたエラーメールに「size exceeds」に類する語があれば容量が原因です。エラーが返らないなら、チャットや電話など別の経路で相手に届いたかを聞くのが早道です。

有料のPDFソフトが要る人は？

頻度で決まります。月に数回の添付なら、標準機能とリンク共有で足ります。

判断が変わるのは、毎週のように結合・分割・ページ削除・スキャン書類の軽量化をしている場合です。標準機能では1手ずつしか進められず、作業時間がかさみます。買い切りのPDFソフトは、この繰り返し作業をまとめて片づけられます。

ベクターPCショップはPDFソフトをダウンロード販売で扱っており、体験版が用意されている製品もあります。使う場面が本当にあるかを、先に体験版で確かめてから決める順番が安全です。

今日やる順番は？

上から順に進めると、遠回りが減ります。

送りたいPDFの容量を見る。5MB以下なら、多くの環境でそのまま通ります
本文の文字がドラッグで選択できるか確かめる。選択できなければスキャン画像です
スキャン画像なら取り込み直す。文字データなら標準機能で縮小する
それでも10MBを超えるなら、圧縮をやめてリンク共有に切り替える
相手に届いたかを別の経路で確認する

自分の上限ではなく相手の上限に合わせる、という一点を押さえておくと、次に同じ場面が来たときの判断が速くなります。

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